Деловое письмо на английском с переводом. Адрес электронной почты на английском языке

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

• получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
• отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
• дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
• тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

ПРИМЕР 2

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении (resignation letter) - это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.

Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.

Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.

В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).

Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.

Однако отметим, что главное в этой ситуации - уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.

Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Электронная переписка

Современные электронные сообщения , пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.

Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.

Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

• разговорных выражений, сленга и жаргона
• сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
• эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Структура письма на английском языке:

1. Адрес отправителя (sender’s address)
2. Дата (date)
3. Адрес получателя (inside address)
4. Обращение (salutation)
5. Вступление (opening sentence)
6. Основной текст (body of the letter)
7. Заключение (closing sentence)
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
9. Подпись отправителя (signature)
10. Приложение (enclosure)

Пример делового письма

Стандартные выражения в деловой переписке

Как отвечать на жалобы

English for Business_1

1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
   wrong here?
2. I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
3. I can imagine that was terrible.
4. I propose that we offer you some sort of compensation.
5. I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
6. That must have been dreadful.
7. Could you tell me exactly what happened?
8. I do apologize for our part in this.

Теперь вы отвечайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.

I don"t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.

Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.

~ Alan W. Livingston

Как вы знаете, имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.

В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.

Деловые письма на английском с переводом

В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.

Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них

(Letter of Congratulation)

Часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.

Письмо-приглашение (Letter of Invitation)

Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.

Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)

Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.

Письмо-заявление (Application letter)

Содержит ваше и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с , о котором мы рассказывали ранее!

Письмо-предложение (Commercial Offer)

Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.

Письмо-жалоба (Letter of Complaint)

Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.

Письмо–извинение (Letter of Apology)

Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.

Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)

Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.

Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:

• Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
• Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
• Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.

Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.

Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)

Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.

Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)

В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.

Как написать деловое письмо на английском

Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.

Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.

Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.

Планирование делового письма на английском языке.

Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:

• Кому я пишу это письмо?
• Зачем я пишу это письмо?
• Нужно ли включать в письмо специфические детали?
• Необходим ли мне ответ на письмо?

Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Важно!

Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address ).

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Театр начинается с вешалки, а email - с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT (рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное) , который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms ) и господин (Mr ) для мужчин.

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам...)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о...)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam , завершающая фраза - Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза - Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет - Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Деловое письмо на английском фразы, клише

Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться

Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.

Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом

Сокращения в бизнес переписке

Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.

Адрес электронной почты на английском языке

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at ), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.

Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).

Вот несколько других примеров названий доменов:

• .biz – бизнес;
• .gov – правительственная организация;
• .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
• .pro – профессия (например, медицина, право)

Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

Деловое письмо на английском образец

Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.

Советы при написании делового письма на английском языке

Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.

В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.

Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке

Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.

Одно письмо одному адресату.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

Точность адресации.

Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.

Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:

• если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
• если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
• если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
• в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
• отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
• скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».

Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.

Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.

Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.

Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.

Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.

Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.

Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.

Сохраняйте историю переписки.

Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

Всегда проверяйте орфографию письма!

Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.

Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.

Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.

Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.

Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.

7 главных табу деловой переписки на английском языке

Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.

Табу №1 Писать пространно и ни о чем.

Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.

Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.

Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?

Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.

Табу № 2 Начинать с негатива

Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.

Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.

Табу № 3 Использовать сокращения

Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.

Приведем примеры таких фраз:

CU (рус. Увидимся)

thx/TX (рус. спасибо)

RUOK? (рус. Ты в порядке?)

FYI (рус. для сведения)

Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.

Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O:-(:-<:-/ ?

Табу № 4 Забыть о вложениях

Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.

Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.

Полезные фразы:

We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)

We are sending you ... under separate cover (рус. Мы отправляем вам... в отдельном документе)

Please enclose ... with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите... с ответом)

Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)

Табу № 5 Шутить и иронизировать.

Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.

Табу № 6 Экспериментировать с форматом

Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.

Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.

Табу № 7 Панибратствовать

Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!

Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman , это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.

Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).

В заключение:

Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.

А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти в нашей школе.

Вконтакте

Здесь вы найдете как общеупотребительные в деловой переписке слова и выражения, так и готовые примеры писем на различную тематику.

1. Общие правила составления делового письма на английском языке

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

• Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
• В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
• Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
• Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
• Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
• Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: «I am writing to you to …»
• Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности («Thank you for your prompt help…») и приветствием «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и ‘Yours faithfully’, если нет.
• Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
• Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Образец делового письма на английском:

Mr Nikolay Valuev
Kefline-company
Office 2004, Entrance 2B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 15 October 2013

I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Yours sincerely,

Jhon Green
Managing Director

2.Основные выражения, принятые в деловой переписке

Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на англиском языке , использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.

3.Оформление письма - запроса информации

Письмо-запрос информации (Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.

В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.

1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.

Dear Sir or Madam, Dear Sirs

2. Указание источника информации о компании

With reference to your advertisement (ad) in…
Относительно вашей рекламы в

Regarding your advertisement (ad) in …
Касательно вашей рекламы в …

3. Просьба выслать необходимые данные

Сould you please send me …
Не могли бы вы выслать мне

I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если вы…

Can you give me some information about…
Можете ли вы дать мне информацию о…

Could you send me more details…
Могли бы вы выслать мне подробную информацию…

4. Дополнительные вопросы

I would also like to know …
Я бы также хотел узнать…

Could you tell me whether …
Скажите, пожалуйста…

5. Подпись

Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)

Пример

Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009

September 12, 2000

With reference to your advertisement in yesterday’s «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.

Yours faithfully,

Jhon Kefline
Administrative Director
English Learners & Company

4.Оформление письма - ответа на запрос информации

Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.

1. Обращение

2. Благодарность за оказанное внимание

Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо…

We would like to thank you for enquiring about …
Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…

3. Предоставление требуемой информации

We are pleased to enclose …
Мы с удовольствием вкладываем…

Enclosed you will find …
В прикрепленном файле вы найдете…

We enclose …
Мы прилагаем…

4. Ответ на дополнительные вопросы

We would also like to inform you …
Мы также хотели бы сообщить вам о…

Regarding your question about … Относительно вашего вопроса о…

In answer to your question (enquiry) about … Отвечая на ваш вопрос…

5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество

We look forward to …
Мы надеемся

hearing from you
услышать вас снова

receiving your order
получить от вас заказ.

welcoming you as our client (customer)
что вы станете нашим клиентом

6. Подпись

Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать ‘Yours faithfully’ и, когда имя известно, — ‘Yours sincerely’,

Пример ответа на запрос информации

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009

Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501

September 12, 2000

We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://www.kefline.com .

We look forward to welcoming you as our customer.

Yours sincerely,

5.Оформление письма - жалобы

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.

Кому адресовать данное письмо?

При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

Из каких основных частей состоит письмо?

1. Вступление

Name of Contact Person
Полное имя адресата (если известно)

Title, if available
Company Name
Название компании

Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами

Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании

Dear (Contact Person):

Обращение

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … (далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff

Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.

Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.

Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.

Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.

3. Описание возникшей проблемы

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.

Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want-money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).

Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (уазывается адрес и номер телефона)

Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.

4. Окончание письма

Yours sincerely/Yours faithfully

6.Оформление письма - принесения извинений

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…

Для меня очень важно ваше сообщение.

2.Выражение сожаления.

We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..

I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

3. Извинение

We apologise for…
Мы просим прощения за…

Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…

4. Объяснение действий компании

Please be assured that we will…

Будьте уверены, что мы…

You have my assurance that …
Я гарантирую вам…

To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…

We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем

I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится

I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно

Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества

We value your custom highly

Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priorit

7. Письмо-просьба

• Если вы пишете начальнику — будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:
  I would be grateful if…

Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:

Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,…
Could you possibly give me/let me have…, please?

Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,…
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me…, please?

Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,…
Could you do me a favour and give me/let me have…, please?

He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,…
Would you please give me…?

Окажите любезность, дайте, пожалуйста,…
Would you kindly give me…, please?

He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,…
Could you possibly give me/let me have,.., please?

• Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль — средний между формальным и неформальным.
  Could you..?

Удобные в этом случае формы с глаголом «хотеть»:

Я хочу (хотел бы) попросить…
I’d like (to ask) you to …

Мне хочется (хотелось бы) вас попросить…
Could I ask you to…?

Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?

Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?

• Если вы пишете малознакомому человеку — будьте вежливы.
  I wonder if you could..?

Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом «мочь»:

Я могу попросить вас…?
Could I ask you to do sth.?

Могу я попросить вас…?
May I ask you to do sth.?

Могу ли я попросить вас…?
Would you please/ kindly do sth.?

Не могу я попросить вас…?
Could you possibly do sth.?

Не могу ли я попросить вас…?
I’d be much obliged if…

Вы можете…?
Can/Could you do sth.?

Вы не можете…? 
Вы не могли бы…?
Could you…?

Можете ли вы…?
Can/Could you…?

Не можете ли вы…?
Could you…?

Не могли бы вы…?
Could you…? Would you…?

• Если вы пишете работнику другой компании — стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.
  I would be grateful if… (к незнакомому)
  Could you..? (к знакомому)

Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами «не», «бы», «ли»:

Вам не трудно…? 
Вас не затруднит…?
Would you mind doing sth.?
Не трудно ли вам…? 
He затруднит ли вас…?
Could you (possibly)…, please?

• Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:
  Could I ask you..? (холодная просьба)

Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:

Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)…
Could/Would you…, please…? 
Could/Would you kindly…? 
Do… 
I would appreciate it very much if you would/ could…

8.Письмо-запрос платежа

В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми – в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.

Пример

According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.

We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.

On I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.

May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.

I wish to draw your attention to my previous emails of about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.

Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.

Following my emails of I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.

In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.

9.Отчет о встрече

Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction – Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background — Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings — Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations — Выводы и рекомендации

Пример Отчета о встрече

Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.

Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.

Background
As can be seen in table 1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.

Findings

There are three main areas where cost reductions are possible:

• The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
• Production costs are also high. Table 2 in the report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
• We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.

Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:

1. Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
2. Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
3. Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.

Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.

10.Особенности оформления электронных писем (e-mail)

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения — тем меньше формальностей.
2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
8. Письмо должно быть хорошо структурировано — вступление, основная часть (факты) и вывод.
9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, — стоит экономить его время.
10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” (In My Honest Opinion) также не приветствуются.
11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

11.Написание неформального e-mail

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:
1. дружеское приветствие
2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
3. наиболее важный пункт письма или проблема
4. другие важные пункты
5. менее важные пункты
6. выражение надежды на будущий контакт
7. завершение (пожелания и подпись)

Пример:
Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui

12.Поздравлениe с праздниками

Перед праздниками часто возникает вопрос — поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
1. укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
2. привлечь новых клиентов
3. напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
4. выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам

Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.

Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS .

Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.

12.Как писать поздравление:

Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.

At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!

I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.

It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!

As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.

As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!

Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.

Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Официальные письма могут быть разных видов:

• Деловое письмо;
• Письмо-запрос информации;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-заявление о приеме на работе;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-извинение.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

154 Sadovaya St

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .

Дата

Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:

• July 28, 2017;
• July 28th, 2017;
• 28 July, 2017;
• 28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :

• Mr. (мистер, господин),
• Dr. (доктор),
• Ms. (мисс, для незамужней женщины),
• Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

• Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
• Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

• I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
• In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
• There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
• The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
• It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
• The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
• Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
• The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
• The price was expensive enough. – Цена была завышена.
• It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
• In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
• I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

• I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
• I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
• I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
• I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
• I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
• My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
• As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
• I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
• I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
• I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
• …distinguished himself / herself … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
• I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
• Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.